Guide de configuration des emplacements Stokkap

Understanding the two-tier system

Location Types are categories that describe the kind of place stock is stored. Think of them as labels: Shop, Warehouse, Supplier.

Locations are the specific named places within those categories. "Main Shop", "London Warehouse", "Acme Supplies Ltd" are all locations.

Un produit peut être affecté à plusieurs emplacements du même type, par exemple deux boutiques ou plusieurs étagères d’entrepôt. Les types regroupent les emplacements similaires ; il n’est pas nécessaire de créer un type pour chaque lieu.

Step 1 - Create location types

Navigate to your WordPress admin:

Stokkap → Location Types

Adding a type

1. Enter a Label - the display name shown throughout the admin (e.g., "Shop")
2. Optionally set a Slug - an internal identifier auto-generated from the label if left blank. Uses only lowercase letters, numbers, and underscores. The slug cannot be changed after creation, so choose carefully or leave blank to auto-generate.
3. Set the Priority - this controls stock depletion order (explained in detail below). Lower numbers mean higher priority. The default auto-increments in steps of 10 (10, 20, 30...) to leave room for re-ordering later.

Click Add Location Type to save.

Real-world type examples

Here are setups for different kinds of stores:

Small independent shop:

Type	Priorité
Shop	10
Supplier	20

Simple - sell from the shop first, fall back to supplier stock.

Multi-location retailer:

Type	Priorité
Shop	10
Warehouse	20
Supplier	30

Shop floor stock sells first. When the shop is empty, warehouse stock is used. Supplier stock is the last resort.

Online-only business with multiple warehouses:

Type	Priorité
Entrepôt principal	10
Entrepôt de débordement	20
Fournisseur en livraison directe	30

Prioritise your main warehouse, overflow handles excess, suppliers fulfil the rest.

Retailer with shelved and displayed stock:

Type	Priorité
Présentation	10
Étagère	20
Arrière-boutique	30
Supplier	40

Sell displayed items first, restock from shelves, then back room, then fall back to supplier.

Container storage business (real customer example):

Type	Priorité
Surface de vente	10
Petit conteneur	20
Grand conteneur	30
Réserve de bureau	40
Supplier	50

This customer uses container types to separate different physical storage areas. Stock is taken from the shop floor first, then small containers, then large containers, then back office reserves, and finally the supplier. Each container type can hold many location names describing exact positions.

Editing and deleting types

• Click Edit next to any type to change its label or priority. The slug remains fixed.
• Click Delete to remove a type. You can only delete a type that has no locations assigned to it. Reassign or delete its locations first.

Step 2 - Create locations

Navigate to your WordPress admin:

Stokkap → Locations

This page will not be available until you have created at least one location type.

Adding a location

1. Enter a Name - the specific place (e.g., "Main Shop", "Birmingham Warehouse", "Acme Supplies Ltd")
2. Select the Type from the dropdown
3. Set the Priority - defaults to the type's priority, but can be overridden per location. This controls the order within the same type and across types.

Click Add Location to save.

Real-world location examples

Small independent shop with one supplier:

Nom de l’emplacement	Type	Priorité
My Shop	Shop	10
Main Supplier	Supplier	20

Multi-location retailer:

Nom de l’emplacement	Type	Priorité
Manchester Store	Shop	10
Leeds Store	Shop	10
Central Warehouse	Warehouse	20
Acme Wholesale	Supplier	30
Budget Parts Ltd	Supplier	30

Warehouse with zone-based shelving:

Nom de l’emplacement	Type	Priorité
Zone A - Electronics	Shelf	10
Zone B - Clothing	Shelf	10
Zone C - Homeware	Shelf	10
Returns Area	Shelf	15
Main Supplier	Supplier	20

Un produit peut avoir du stock sur plusieurs étagères. Un emplacement nommé Returns Area reste vendable sauf s’il a été explicitement créé comme non vendable. Une priorité de prélèvement plus faible retarde son utilisation, mais n’empêche pas les ventes depuis cet emplacement.

Container storage with position codes (real customer example):

Nom de l’emplacement	Type	Priorité
Shop Front	Surface de vente	10
L/H/S/Shelf 1	Petit conteneur	20
L/H/S/Shelf 2	Petit conteneur	20
L/H/S/Rack 1	Petit conteneur	20
R/H/S/Shelf 1	Grand conteneur	30
R/H/S/Rack 1	Grand conteneur	30
Back Office Store	Réserve de bureau	40
Wholesale Direct	Supplier	50

Des codes courts comme L/H/S (côté gauche) ou R/H/S (côté droit), suivis du numéro d’étagère ou de rayonnage, aident à trouver les articles. Un produit peut avoir plusieurs emplacements dans un même type de conteneur.

The locations table

Your locations are displayed in a table showing:

• Priority number
• Name
• Slug (shown as the meta key format _st_stock_{slug})
• Type
• Status (Active/Inactive)
• Actions (Edit, Delete)

Faites glisser les lignes pour modifier la priorité de prélèvement. Les commandes utilisent les emplacements actifs vendables admissibles de haut en bas ; le stock non vendable est ignoré.

Editing a location

Click Edit next to any location. You can change:

• Name - rename the location at any time
• Type - reassign to a different type
• Priority - adjust the depletion order
• Actif — un emplacement ordinaire ne peut être désactivé qu’après transfert ou suppression de son stock. Les emplacements non vendables ne peuvent pas être désactivés.

Le caractère vendable est fixé à la création. Un emplacement existant ne peut pas passer de vendable à non vendable, ni l’inverse. Transférez le stock vers un emplacement vendable lorsqu’il est prêt à être vendu.

Deleting a location

Supprimer un emplacement retire le lieu lui-même, et non sa seule affectation à un produit. Un emplacement non vendable doit être vidé avant suppression. Des références ou opérations en cours peuvent aussi bloquer la suppression et doivent d’abord être résolues.

Lorsque l’emplacement est vide : confirmez la suppression après résolution des références ou opérations restantes.

Pour les emplacements vendables ordinaires contenant du stock : la boîte de dialogue propose ces options. Elles ne permettent pas de contourner les contrôles propres aux emplacements non vendables :

1. Download Report - Generates a text file listing every product at that location with its SKU, barcode, stock quantity, and product name. Use this to verify what will be affected before proceeding.
2. Transfer & Delete - Choose a destination location from the dropdown. All stock is transferred to the destination in the background, then the location is deleted. Use this when moving stock to a new location (e.g., closing a store and moving inventory to your warehouse).
3. Delete Without Transfer - Permanently removes the location and all associated stock data. This requires an extra confirmation checkbox: "I understand this will permanently lose X unit(s)". Only use this if the stock no longer exists physically.

Retirer l’affectation d’un emplacement à un produit est une action distincte. Utilisez un transfert normal ou en masse pour déplacer les marchandises avant de supprimer un emplacement non vendable.

Emplacements non vendables

Les emplacements non vendables contiennent du stock enregistré indisponible à la vente, par exemple des marchandises endommagées, des retours en attente d’inspection ou du stock en attente de contrôle qualité.

Non vendable est une propriété d’un emplacement individuel, pas un type d’emplacement distinct. Des emplacements vendables et non vendables peuvent tous appartenir au type Warehouse ou Shop.

Activer et créer un emplacement non vendable

1. Mettez à jour Stokkap Connect vers la version 1.6.6 ou ultérieure et utilisez la dernière version de l’application Stokkap.
2. Ouvrez Stokkap → Réglages.
3. Sous la carte de réglages Types d’emplacements, trouvez Emplacements non vendables, puis cliquez sur Activer les emplacements non vendables.
4. Ouvrez Stokkap → Emplacements, créez un nouvel emplacement et cochez Non vendable.

Les emplacements existants restent vendables. Activer cette fonction ne modifie pas le stock existant.

Pour libérer le stock à la vente, transférez-le vers un emplacement vendable.

Fonctions prises en charge et limites

Pour les produits ordinaires sans suivi par numéro de série :

• Consulter et ajuster : l’édition produit, Quick Lookup, Stock Control et Scan prennent en charge les quantités non vendables. Les emplacements portent une étiquette claire Non vendable.
• Déplacer le stock : les transferts normaux et en masse permettent de déplacer le stock entre emplacements vendables et non vendables.
• Comptage : les emplacements non vendables sont exclus des inventaires et des comptages par pointage ou en masse.
• Destinations non prises en charge : les emplacements non vendables ne peuvent pas servir au stock avec numéros de série, aux réceptions d’achats ou à l’activation en masse.
• Imports CSV : les procédures d’import prises en charge ne peuvent ni créer ni modifier des soldes non vendables. Les imports ordinaires de stock vendable continuent de fonctionner.
• Rapports et exports : ils peuvent afficher les quantités non vendables et les étiquettes des emplacements. Le stock non vendable est exclu de la valorisation au coût et au prix de vente et ne compte pas comme stock disponible à la vente dans les rapports de stock faible ou épuisé.

Reordering locations (drag and drop)

The locations table supports drag-and-drop reordering. Grab the handle on the left side of any row and drag it to a new position. The priority numbers update automatically when you drop.

Le stock vendable admissible est prélevé de haut en bas. Les commandes utilisent les emplacements actifs vendables par ordre de priorité et passent au suivant si nécessaire. Le stock non vendable est ignoré quelle que soit sa priorité.

This is the quickest way to adjust depletion order without manually editing priority numbers.

How priority and stock depletion works

Priority is the core concept that determines which location's stock is used first when a customer places an order.

The depletion cascade

À chaque commande, Stokkap utilise les emplacements actifs vendables admissibles, du plus petit numéro de priorité (priorité la plus élevée) au plus grand. Le stock non vendable est toujours ignoré :

Example: A customer orders 8 units of a product.

Nom de l’emplacement	Priorité	Stock disponible	Action
Main Shop	10	3 unités	Prélever 3 (reste 0)
Warehouse	20	10 unités	Prélever 5 (reste 5)
Supplier	30	50 unités	Ignoré (commande couverte)

Résultat : 3 unités proviennent de Main Shop et 5 de Warehouse. Le stock vendable WooCommerce diminue de 8.

Si les commandes en réapprovisionnement sont autorisées et que le stock vendable admissible est insuffisant, le manque est affecté à l’emplacement vendable admissible de priorité la plus élevée. Le stock non vendable ne peut pas couvrir ce manque.

Type priority vs location priority

Location types have a default priority that new locations inherit. You can override this on individual locations.

For most setups, keeping all locations of the same type at the same priority works well - the system processes them in the order they appear. If you need finer control (e.g., preferring one warehouse over another), give individual locations different priority numbers.

Smart Delivery add-on: zone-based priority overrides

With the Smart Delivery add-on (coming soon as a subscription), you can override the default type priority per WooCommerce shipping zone. This lets you change which location type is preferred based on where the customer is shipping to.

For example, your default priority might be Shop (10) > Warehouse (20) > Supplier (30). But for international orders, you could set it to Warehouse first because it is closer to the port. Each shipping zone can have its own priority order.

Smart Delivery also enables:

• Geolocation-aware depletion - Stokkap detects the customer's location automatically and applies the correct priority order before they even reach checkout.
• Delivery time messages - Show customers estimated delivery times on product pages based on which location would supply their order.
• Shipping rate filtering - Automatically show or hide shipping methods based on which location types will fulfil the order.
• Click-and-collect fulfilment - Orders using a click-and-collect shipping rate can be prioritised to deplete shop floor stock.

Bulk import & export (CSV)

Use the built-in CSV import and export tools when you need to create a lot of locations or location types at once - for example, 10+ locations, warehouse aisle-and-bin grids, or multi-store rollouts.

Two separate CSVs

Stokkap uses separate importers for:

1. Location Types - the categories such as Shop, Warehouse, Supplier, or Aisle M01.
2. Locations - the actual places within those types, such as Main Shop, Central Warehouse, or M01-G01.

Create location types first, then import locations that reference those types.

Location Types CSV columns

Colonne	Obligatoire ?	Remarques
label	Obligatoire	Nom affiché du type, par exemple Warehouse ou Aisle M01.
slug	Facultatif	Identifiant interne. S’il est vide, Stokkap le génère à partir du libellé. Les slugs sont définitifs après leur création et ne peuvent pas être modifiés par un import CSV ultérieur.
priority	Facultatif	Priorité de prélèvement du stock. Les nombres les plus bas sont utilisés en premier. Un champ vide applique le comportement par défaut de Stokkap.

Locations CSV columns

Colonne	Obligatoire ?	Remarques
name	Obligatoire	Nom affiché de l’emplacement, par exemple Main Shop ou M01-G01.
type	Obligatoire	Type de l’emplacement. Vous pouvez utiliser le slug ou le libellé du type ; la correspondance ne tient pas compte des majuscules et minuscules.
priority	Facultatif	Priorité de prélèvement de cet emplacement. Si le champ est vide, la priorité ou le comportement par défaut du type d’emplacement s’applique.

Duplicate detection and preview

For locations, duplicates are detected by name + type. If your CSV contains a location with the same name under the same type as an existing location, Stokkap treats it as the same location rather than creating a duplicate.

After you drop in a CSV, Stokkap shows an import preview table with a per-row status. Review this before importing so you can catch missing required columns, unknown types, duplicate rows, and invalid priority values.

Export existing data

Use Export existing before preparing a large import. The exported CSV gives you the current column structure and real examples from your store, so it is the safest starting point for edits in a spreadsheet.

From the Locations import card, you can also use the Export location types shortcut. This is useful when building a locations CSV because you can copy the exact type labels or slugs into the type column.

Worked example: 792 warehouse bins

Scenario: a warehouse with 8 aisles x 99 bays = 792 storage bins.

1. Create 8 location types, one per aisle: M01, M02, ... M08. You can create them through the UI or import a Location Types CSV:

   label,priority
   Aisle M01,10
   Aisle M02,20
   ...
   Aisle M08,80

2. Generate the bay locations in a spreadsheet:

   name,type,priority
   M01-G01,aisle_m01,10
   M01-G02,aisle_m01,20
   ...
   M08-G99,aisle_m08,990

3. Save the spreadsheet as CSV, drop it into the import widget, review the preview table, then click Import.

Assigning locations to products

Location assignment within the plugin is available on the WooCommerce product edit screen and quick edit. The Stokkap web app offers additional ways to assign locations - including barcode scanning, the product list, and the product detail view.

Simple products (full edit)

1. Open any simple product and go to the Inventory tab
2. Tick Manage with Stokkap to enable multi-location stock management. This also enables WooCommerce's "Manage stock?" if it was not already enabled.
3. The location stock section appears. Click Add location type... and select a type (e.g., "Shop")
4. A row appears with a dropdown of all locations of that type. Select the specific location (e.g., "Main Shop")
5. Enter the stock quantity
6. Répétez pour d’autres emplacements, y compris plusieurs emplacements du même type.
7. Les totaux distinguent le stock vendable, le stock non vendable et le stock enregistré. Seul le stock des emplacements actifs vendables est utilisé comme stock de vente WooCommerce.

Cliquez sur X à côté d’une ligne d’emplacement pour retirer son affectation à ce produit. Il n’est pas nécessaire d’enregistrer d’abord une quantité nulle. Le retrait supprime la quantité enregistrée de ce produit ; il ne transfère pas le stock et ne rend pas vendable du stock non vendable. Utilisez un transfert lorsque les marchandises sont réellement déplacées. Transférer tout le stock peut laisser une affectation de quantité nulle ; son retrait est une action distincte.

Simple products (quick edit)

For faster updates from the product list:

1. Go to Products in WooCommerce
2. Hover over a product and click Quick Edit
3. The Stokkap section shows the same location type rows - adjust quantities or add/remove locations
4. Click Update to save

Quick edit is ideal for day-to-day stock adjustments without opening the full product editor.

Variable products

For variable products, stock is managed per variation, not at the parent level. Open each variation's panel to see the same location type and stock fields as simple products. Each variation can be at different locations with different quantities.

Stock vendable, non vendable et enregistré

Le stock de vente WooCommerce provient des emplacements actifs vendables. Les quantités non vendables restent enregistrées séparément et sont exclues du stock de vente.

Total	Signification
Stock vendable	Stock des emplacements actifs vendables ; utilisé comme stock de vente WooCommerce.
Stock non vendable	Quantités enregistrées dans les emplacements non vendables, exclues du stock de vente.
Stock enregistré	Stock vendable plus stock non vendable.

Exemple : 10 vendables + 4 non vendables = 14 enregistrées. Le stock de vente WooCommerce est de 10. Transférez 2 unités vers un emplacement vendable : 12 vendables + 2 non vendables = 14 enregistrées. Le stock de vente WooCommerce est désormais de 12.

Stokkap synchronise automatiquement le stock de vente WooCommerce lorsque les quantités vendables admissibles changent. Modifier uniquement le stock non vendable n’augmente pas le stock de vente.

Les emplacements inactifs ne contribuent pas au stock de vente WooCommerce. Transférez ou supprimez le stock avant de désactiver un emplacement ordinaire ; les emplacements non vendables ne peuvent pas être désactivés.

Bulk setup and CSV import

There are three bulk workflows, each for a different job:

• Configuration en masse — active la gestion Stokkap pour de nombreux produits. Choisissez un emplacement vendable comme destination d’activation ; les emplacements non vendables ne sont pas pris en charge comme destinations.
• CSV import for locations and location types - new in 1.4.9. Use the built-in CSV tools to create or update the locations and types themselves. See Bulk import & export (CSV) above.
• Imports CSV du stock produit — les imports ordinaires de stock vendable restent pris en charge, y compris vers plusieurs emplacements du même type. Les procédures d’import prises en charge ne peuvent ni créer ni modifier des soldes non vendables. Utilisez l’édition produit, Quick Lookup, Stock Control ou Scan pour les ajustements, et les transferts pour les déplacements. Les CSV de configuration ci-dessus créent ou mettent à jour les emplacements et les types, pas les quantités des produits.

Tips and best practices

• Start simple. Two types (Shop and Supplier) is enough for most small businesses. Add more as your needs grow.
• Use types for categories, locations for specifics. "Warehouse" is a type. "Birmingham Warehouse" is a location.
• Leave gaps in priority numbers. The auto-increment of 10, 20, 30 leaves room to slot in new types later without renumbering everything.
• Drag to reorder rather than editing priority numbers manually - it is faster and the numbers update automatically.
• Download the report before deleting a location with stock. Even if you plan to transfer, the report is a useful backup.
• Transférez le stock lorsque les marchandises bougent. Les transferts normaux et en masse prennent en charge les emplacements vendables et non vendables. Videz un emplacement non vendable avant de le supprimer.
• Slugs are permanent. Think of them as internal codes. The display name can be changed freely, but the slug sticks. If you make a mistake, delete the location and create a new one (transferring stock to the replacement).
• Plusieurs emplacements de même nature ? Conservez-les sous le même type. Un produit peut avoir du stock dans plusieurs de ces emplacements.