Settings Guide

Stokkap connection

This card manages the link between your WooCommerce store and the Stokkap web app.

Not connected

A "Connect to Stokkap" button is shown. Clicking it redirects you to the Stokkap app to authorise the connection. Once authorised, you are redirected back and a welcome modal confirms the connection is active.

Connected

The card shows your connection status including a truncated Client ID, your Store ID, and when the connection was last verified. Two buttons are available:

• Test Connection - Sends a test request to verify the link is still working. Use this if you suspect sync has stopped or after server changes.
• Disconnect - Removes the connection. Webhooks will stop and sync will pause. Your WooCommerce products, stock levels, and locations remain unaffected. You can reconnect at any time and your data in the Stokkap app is preserved.

Webhooks

Webhooks übertragen Echtzeit-Updates von WooCommerce an die Stokkap-App. Änderungen an Bestand und Produkten erscheinen dadurch zeitnah, ohne auf die geplante Synchronisierung zu warten. Ist einer der Dienste vorübergehend nicht verfügbar, kann sich die Zustellung verzögern.

• Enable Webhooks - Master toggle. When off, no events are sent. Requires an active connection and subscription.
• Webhook Events - Choose which events to send (shown when webhooks are enabled):

Event	What triggers it
Stock Updated	Any stock level change (order, manual edit, API, stocktake)
Low Stock Alert	Der verkäufliche Bestand fällt auf oder unter den Schwellenwert für niedrigen Bestand
Out of Stock	Der verkäufliche Bestand erreicht null
Product Created	A new product is published
Product Updated	Product details are changed (title, price, SKU, etc.)
Product Trashed	A product is moved to the trash
Product Restored	A trashed product is restored
Product Deleted (Permanent)	A product is permanently deleted

All events are enabled by default. You can disable individual events you don't need - for example, if you only use the app for stock management, you might disable the product lifecycle events to reduce traffic.

Stock settings

Der verkäufliche Bestand umfasst Mengen an aktiven verkäuflichen Lagerorten. Mengen an nicht verkäuflichen Lagerorten sind ausgeschlossen.

• Schwellenwert für niedrigen Bestand — löst eine Meldung aus, wenn der verkäufliche Bestand diesen Wert erreicht oder unterschreitet. Standard: 5; mit 0 deaktivieren Sie diese Meldungen. Produktspezifische Schwellenwerte werden in WooCommerce verwaltet.
• Automatische Neuberechnung — wie oft Stokkap den verkäuflichen WooCommerce-Bestand aus aktiven verkäuflichen Lagerorten neu berechnet:

Option	Description
Hourly
Every 6 Hours
Twice Daily
Daily
Disabled (default)

This is a safety net that catches any drift between location stocks and the WooCommerce total. Under normal operation, totals are recalculated instantly whenever stock changes. You only need this if you suspect totals might get out of sync - for example, after a database migration. For most stores, leaving this disabled is fine.

External Stock Changes

Wenn aktiviert, werden Bestandsänderungen anderer Plugins am WooCommerce-Bestandsfeld von Stokkap-verwalteten Produkten auf geeignete verkäufliche Lagerorte angewendet. Erhöhungen gehen an den geeigneten verkäuflichen Lagerort mit der höchsten Priorität; Verringerungen folgen der Entnahmepriorität. Nicht verkäuflicher Bestand ist ausgeschlossen. Standard: aus.

Enable this if you use plugins that sync stock levels directly to WooCommerce - for example, Square inventory sync, external warehouse management systems, or bulk stock import tools. Without this setting, direct stock changes on managed products are overwritten the next time Stokkap recalculates from location values.

This does not affect order-based stock changes (those are already handled correctly) or stock changes made through the Stokkap admin, API, or web app.

Compatibility with other stock plugins

Bei Stokkap-verwalteten Produkten wird der verkäufliche WooCommerce-Bestand aus aktiven verkäuflichen Lagerorten neu berechnet. Nicht verkäufliche Mengen sind ausgeschlossen.

Plugins that create WooCommerce orders work fine. If a plugin creates a proper WooCommerce order and reduces stock through the standard order flow, Stokkap detects it and depletes from locations in priority order. This includes most marketplace plugins (e.g., eBay, Amazon) that import sales as WooCommerce orders, POS plugins that create orders, and subscription renewals.

To handle this, you have three options:

1. Aktivieren Sie Externe Bestandsänderungen oben, um die Differenz automatisch auf geeignete verkäufliche Lagerorte anzuwenden.
2. Leave those products unmanaged by Stokkap - if you don't need multi-location stock tracking for those products.
3. Verwenden Sie unterstützte Produktbestandsimporte für verkäufliche Lagerorte. Hinweise zu Importen und Einschränkungen für nicht verkäuflichen Bestand finden Sie im Lagerortleitfaden.

Kosteneinstellungen

• Standardwährung für Kosten — wählen Sie die Währung für neue Kosten.
• Unterschiedliche Kostenwährungen je Produkt — aktivieren Sie diese Option, damit Produkte eine eigene Kostenwährung verwenden können.
• Steuerbasis der Kosten — wählen Sie, ob neue Kosten die Steuer enthalten oder ausschließen.

Die Standardwerte gelten für neue Kosten. Bestehende Kosten behalten ihre gespeicherte Währung und Steuerbasis.

Location types

A shortcut card linking to the Location Types management page. No settings to configure here - just a convenient link. For full details, see the Location Management Guide.

Nicht verkäufliche Lagerorte

Aktivieren Sie Lagerorte, deren Bestand vom Verkauf ausgeschlossen ist. Bestehende Lagerorte bleiben verkäuflich. Wählen Sie nach der Aktivierung beim Anlegen eines neuen Lagerorts Nicht verkäuflich. Diese Funktion kann hier nicht ausgeschaltet werden.

Verwenden Sie die separate Schaltfläche Nicht verkäufliche Lagerorte aktivieren unterhalb der Karte Lagerorttypen.

Nutzung und Einschränkungen werden unter Lagerortverwaltung erklärt.

Bestellverwaltung

Ermöglichen Sie Mitarbeitenden den Zugriff auf Bestellungen in der Stokkap-App. Der Zugriff jeder Person hängt weiterhin von ihren individuellen Berechtigungen ab; siehe App-Einstellungen.

Features

Enable or disable optional Stokkap features.

• Admin Toolbar - Shows Stokkap quick actions (Quick Lookup, barcode scanning) in the WordPress admin toolbar at the top of every admin page. Enabled by default. Disable if you prefer a cleaner toolbar.

• Pick & Pack (Premium) - Enables the order picking and packing workflow. When active, this adds:

  • The Pick & Pack page under the Stokkap menu
  • Bulk actions on the WooCommerce orders list
  • The "Packed" order status

  A page reload is required after changing this setting. Only available with a subscription plan that includes Pick & Pack.

• POS Orders (Premium) - Enables order creation from the Quick Lookup modal. When active, staff can scan products and create orders directly from the barcode lookup interface - useful for in-store point-of-sale workflows. Only available with a subscription plan that includes POS.

• Location-Based Shipping (Premium) - Also known as Smart Delivery. When available on your subscription, this shows a link to the dedicated shipping settings page. Smart Delivery documentation will be covered separately.

CDN

Serve product images from a CDN instead of your origin server. This only affects images displayed in the Stokkap web app - it does not change your WooCommerce storefront.

• Enable CDN - Toggle CDN image delivery on or off.
• CDN Hostname - The hostname to use for image URLs (shown when CDN is enabled). Enter just the hostname without https:// - for example, cdn.example.com. Your CDN must be configured to proxy requests back to your WordPress site for this to work.

This is useful if your server is behind a firewall or has limited bandwidth, or if you want faster image loading in the Stokkap app for staff using it in-store or on mobile.

Advanced

• Debug Logging - Writes detailed debug information to the WooCommerce status log (found at WooCommerce > Status > Logs). Leave this off unless you are troubleshooting an issue. Debug logs can grow quickly on busy stores.

• Delete Data on Uninstall - When enabled, all Stokkap data is permanently deleted if the plugin is uninstalled (deleted, not just deactivated). This includes:

  • All locations and location types
  • Stock logs and webhook logs
  • Product meta data (location stock values, managed flags)

• Clear Logs - Immediately delete log entries. Choose from:

  • Alle Protokolle — löscht Webhook- und Bestandsprotokolle sowie ausstehende Webhook-Zustellungen.
  • Webhook-Protokolle — löscht Webhook-Zustellungsprotokolle und ausstehende Webhook-Zustellungen.
  • Stock Logs - Clears only stock change history

  This is useful for freeing up database space on stores with high transaction volume, or for clearing test data after initial setup.

Einrichtungsassistent

Öffnen Sie mit der Option Einrichtungsassistent die geführte Einrichtung erneut. Die vollständige Anleitung finden Sie unter Erste Schritte.

Saving settings

Klicken Sie auf Einstellungen speichern, um die regulären Einstellungen einschließlich Bestand, Kosten und Bestellverwaltung zu speichern. Verbindungsaktionen, die Aktivierung nicht verkäuflicher Lagerorte, das erneute Öffnen des Einrichtungsassistenten und das Löschen von Protokollen haben eigene Schaltflächen. Änderungen gelten nach dem Speichern; laden Sie die Seite nach Änderungen an Pick & Pack neu.