Stokkap Standort-Einrichtung Anleitung

Understanding the two-tier system

Location Types are categories that describe the kind of place stock is stored. Think of them as labels: Shop, Warehouse, Supplier.

Locations are the specific named places within those categories. "Main Shop", "London Warehouse", "Acme Supplies Ltd" are all locations.

Ein Produkt kann mehreren Lagerorten desselben Typs zugeordnet sein, etwa zwei Geschäften oder mehreren Lagerregalen. Typen gruppieren ähnliche Lagerorte; für jeden Ort ist kein eigener Typ erforderlich.

Step 1 - Create location types

Navigate to your WordPress admin:

Stokkap → Location Types

Adding a type

1. Enter a Label - the display name shown throughout the admin (e.g., "Shop")
2. Optionally set a Slug - an internal identifier auto-generated from the label if left blank. Uses only lowercase letters, numbers, and underscores. The slug cannot be changed after creation, so choose carefully or leave blank to auto-generate.
3. Set the Priority - this controls stock depletion order (explained in detail below). Lower numbers mean higher priority. The default auto-increments in steps of 10 (10, 20, 30...) to leave room for re-ordering later.

Click Add Location Type to save.

Real-world type examples

Here are setups for different kinds of stores:

Small independent shop:

Typ	Priorität
Shop	10
Supplier	20

Simple - sell from the shop first, fall back to supplier stock.

Multi-location retailer:

Typ	Priorität
Shop	10
Warehouse	20
Supplier	30

Shop floor stock sells first. When the shop is empty, warehouse stock is used. Supplier stock is the last resort.

Online-only business with multiple warehouses:

Typ	Priorität
Hauptlager	10
Ausweichlager	20
Dropshipping-Lieferant	30

Prioritise your main warehouse, overflow handles excess, suppliers fulfil the rest.

Retailer with shelved and displayed stock:

Typ	Priorität
Auslage	10
Regal	20
Hinterraum	30
Supplier	40

Sell displayed items first, restock from shelves, then back room, then fall back to supplier.

Container storage business (real customer example):

Typ	Priorität
Verkaufsfläche	10
Kleiner Container	20
Großer Container	30
Bürolager	40
Supplier	50

This customer uses container types to separate different physical storage areas. Stock is taken from the shop floor first, then small containers, then large containers, then back office reserves, and finally the supplier. Each container type can hold many location names describing exact positions.

Editing and deleting types

• Click Edit next to any type to change its label or priority. The slug remains fixed.
• Click Delete to remove a type. You can only delete a type that has no locations assigned to it. Reassign or delete its locations first.

Step 2 - Create locations

Navigate to your WordPress admin:

Stokkap → Locations

This page will not be available until you have created at least one location type.

Adding a location

1. Enter a Name - the specific place (e.g., "Main Shop", "Birmingham Warehouse", "Acme Supplies Ltd")
2. Select the Type from the dropdown
3. Set the Priority - defaults to the type's priority, but can be overridden per location. This controls the order within the same type and across types.

Click Add Location to save.

Real-world location examples

Small independent shop with one supplier:

Lagerortname	Typ	Priorität
My Shop	Shop	10
Main Supplier	Supplier	20

Multi-location retailer:

Lagerortname	Typ	Priorität
Manchester Store	Shop	10
Leeds Store	Shop	10
Central Warehouse	Warehouse	20
Acme Wholesale	Supplier	30
Budget Parts Ltd	Supplier	30

Warehouse with zone-based shelving:

Lagerortname	Typ	Priorität
Zone A - Electronics	Shelf	10
Zone B - Clothing	Shelf	10
Zone C - Homeware	Shelf	10
Returns Area	Shelf	15
Main Supplier	Supplier	20

Ein Produkt kann Bestand auf mehreren Regalen führen. Ein Lagerort namens Returns Area bleibt verkäuflich, sofern er nicht ausdrücklich als nicht verkäuflich angelegt wurde. Eine niedrigere Entnahmepriorität verzögert nur seine Nutzung und verhindert keine Verkäufe daraus.

Container storage with position codes (real customer example):

Lagerortname	Typ	Priorität
Shop Front	Verkaufsfläche	10
L/H/S/Shelf 1	Kleiner Container	20
L/H/S/Shelf 2	Kleiner Container	20
L/H/S/Rack 1	Kleiner Container	20
R/H/S/Shelf 1	Großer Container	30
R/H/S/Rack 1	Großer Container	30
Back Office Store	Bürolager	40
Wholesale Direct	Supplier	50

Kurze Positionscodes wie L/H/S (links) oder R/H/S (rechts) mit Regal- oder Gestellnummer helfen beim Auffinden. Ein Produkt kann mehrere Lagerorte innerhalb desselben Containertyps haben.

The locations table

Your locations are displayed in a table showing:

• Priority number
• Name
• Slug (shown as the meta key format _st_stock_{slug})
• Type
• Status (Active/Inactive)
• Actions (Edit, Delete)

Ziehen Sie Zeilen, um die Entnahmepriorität zu ändern. Bestellungen nutzen geeignete aktive verkäufliche Lagerorte von oben nach unten; nicht verkäuflicher Bestand wird übersprungen.

Editing a location

Click Edit next to any location. You can change:

• Name - rename the location at any time
• Type - reassign to a different type
• Priority - adjust the depletion order
• Aktiv — gewöhnliche Lagerorte lassen sich erst deaktivieren, nachdem ihr Bestand übertragen oder entfernt wurde. Nicht verkäufliche Lagerorte können nicht deaktiviert werden.

Die Verkäuflichkeit wird beim Anlegen festgelegt. Bestehende Lagerorte können nicht zwischen verkäuflich und nicht verkäuflich umgestellt werden. Übertragen Sie Bestand in einen verkäuflichen Lagerort, sobald er zum Verkauf freigegeben ist.

Deleting a location

Beim Löschen eines Lagerorts wird der Ort selbst entfernt, nicht nur seine Zuordnung zu einem Produkt. Nicht verkäufliche Lagerorte müssen vorher geleert werden. Offene Verknüpfungen oder Vorgänge können das Löschen ebenfalls blockieren und müssen zuerst geklärt werden.

Wenn leer: Bestätigen Sie das Löschen, nachdem verbleibende Verknüpfungen oder Vorgänge geklärt wurden.

Für gewöhnliche verkäufliche Lagerorte mit Bestand: Der Löschdialog bietet diese Optionen. Sie umgehen nicht die Prüfungen für nicht verkäufliche Lagerorte:

1. Download Report - Generates a text file listing every product at that location with its SKU, barcode, stock quantity, and product name. Use this to verify what will be affected before proceeding.
2. Transfer & Delete - Choose a destination location from the dropdown. All stock is transferred to the destination in the background, then the location is deleted. Use this when moving stock to a new location (e.g., closing a store and moving inventory to your warehouse).
3. Delete Without Transfer - Permanently removes the location and all associated stock data. This requires an extra confirmation checkbox: "I understand this will permanently lose X unit(s)". Only use this if the stock no longer exists physically.

Das Entfernen der Zuordnung zu einem einzelnen Produkt ist ein separater Schritt. Übertragen Sie Waren mit einer normalen Übertragung oder Sammelübertragung, bevor Sie einen nicht verkäuflichen Lagerort löschen.

Nicht verkäufliche Lagerorte

Nicht verkäufliche Lagerorte enthalten erfassten Bestand, der nicht zum Verkauf verfügbar ist, etwa beschädigte Waren, Retouren vor der Prüfung oder Bestand vor der Qualitätskontrolle.

Nicht verkäuflich ist eine Eigenschaft eines einzelnen Lagerorts, kein eigener Lagerorttyp. Verkaufbare und nicht verkäufliche Lagerorte können beide zu Warehouse oder Shop gehören.

Nicht verkäufliche Lagerorte aktivieren und anlegen

1. Aktualisieren Sie Stokkap Connect auf 1.6.6 oder neuer und verwenden Sie die neueste Stokkap-App.
2. Öffnen Sie Stokkap → Einstellungen.
3. Suchen Sie unter der Einstellungskarte Lagerorttypen nach Nicht verkäufliche Lagerorte und klicken Sie auf Nicht verkäufliche Lagerorte aktivieren.
4. Öffnen Sie Stokkap → Lagerorte, legen Sie einen neuen Lagerort an und aktivieren Sie Nicht verkäuflich.

Bestehende Lagerorte bleiben verkäuflich. Das Aktivieren dieser Funktion ändert keinen bestehenden Bestand.

Übertragen Sie Bestand in einen verkäuflichen Lagerort, um ihn zum Verkauf freizugeben.

Unterstützte Abläufe und Einschränkungen

Für gewöhnliche Produkte ohne Seriennummernverfolgung:

• Anzeigen und anpassen: Produktbearbeitung, Quick Lookup, Stock Control und Scan unterstützen nicht verkäufliche Mengen. Lagerorte tragen eine eindeutige Kennzeichnung als nicht verkäuflich.
• Bestand umlagern: Normale Übertragungen und Sammelübertragungen unterstützen Umlagerungen zwischen verkäuflichen und nicht verkäuflichen Lagerorten.
• Zählen: Nicht verkäufliche Lagerorte sind von Inventuren sowie Strichlisten- und Sammelzählungen ausgeschlossen.
• Nicht unterstützte Ziele: Nicht verkäufliche Lagerorte können nicht für Seriennummernbestand, Wareneingänge aus Einkäufen oder Massenaktivierungen verwendet werden.
• CSV-Importe: Unterstützte Importabläufe können keine nicht verkäuflichen Bestände anlegen oder ändern. Gewöhnliche Importe für verkäuflichen Bestand funktionieren weiterhin.
• Berichte und Exporte: Sie können nicht verkäufliche Mengen und Lagerortkennzeichnungen anzeigen. Nicht verkäuflicher Bestand wird bei der Bewertung zu Einstands- und Verkaufspreisen ausgeschlossen und zählt bei Berichten zu niedrigem oder fehlendem Bestand nicht als verfügbarer Verkaufsbestand.

Reordering locations (drag and drop)

The locations table supports drag-and-drop reordering. Grab the handle on the left side of any row and drag it to a new position. The priority numbers update automatically when you drop.

Geeigneter verkäuflicher Bestand wird von oben nach unten entnommen. Bestellungen nutzen aktive verkäufliche Lagerorte nach Priorität und wechseln bei Bedarf zum nächsten. Nicht verkäuflicher Bestand wird unabhängig von seiner Priorität übersprungen.

This is the quickest way to adjust depletion order without manually editing priority numbers.

How priority and stock depletion works

Priority is the core concept that determines which location's stock is used first when a customer places an order.

The depletion cascade

Bei einer Bestellung verwendet Stokkap geeignete aktive verkäufliche Lagerorte von der niedrigsten Prioritätszahl (höchste Priorität) bis zur höchsten. Nicht verkäuflicher Bestand wird immer übersprungen:

Example: A customer orders 8 units of a product.

Lagerortname	Priorität	Verfügbarer Bestand	Aktion
Main Shop	10	3 Einheiten	3 entnehmen (0 verbleibend)
Warehouse	20	10 Einheiten	5 entnehmen (5 verbleibend)
Supplier	30	50 Einheiten	Übersprungen (Bestellung vollständig bedient)

Ergebnis: 3 Einheiten stammen aus Main Shop und 5 aus Warehouse. Der verkäufliche WooCommerce-Bestand sinkt um 8.

Sind Lieferrückstände erlaubt und reicht der geeignete verkäufliche Bestand nicht aus, wird die Fehlmenge dem geeigneten verkäuflichen Lagerort mit der höchsten Priorität zugeordnet. Nicht verkäuflicher Bestand kann keine Fehlmenge bei Lieferrückständen decken.

Type priority vs location priority

Location types have a default priority that new locations inherit. You can override this on individual locations.

For most setups, keeping all locations of the same type at the same priority works well - the system processes them in the order they appear. If you need finer control (e.g., preferring one warehouse over another), give individual locations different priority numbers.

Smart Delivery add-on: zone-based priority overrides

With the Smart Delivery add-on (coming soon as a subscription), you can override the default type priority per WooCommerce shipping zone. This lets you change which location type is preferred based on where the customer is shipping to.

For example, your default priority might be Shop (10) > Warehouse (20) > Supplier (30). But for international orders, you could set it to Warehouse first because it is closer to the port. Each shipping zone can have its own priority order.

Smart Delivery also enables:

• Geolocation-aware depletion - Stokkap detects the customer's location automatically and applies the correct priority order before they even reach checkout.
• Delivery time messages - Show customers estimated delivery times on product pages based on which location would supply their order.
• Shipping rate filtering - Automatically show or hide shipping methods based on which location types will fulfil the order.
• Click-and-collect fulfilment - Orders using a click-and-collect shipping rate can be prioritised to deplete shop floor stock.

Bulk import & export (CSV)

Use the built-in CSV import and export tools when you need to create a lot of locations or location types at once - for example, 10+ locations, warehouse aisle-and-bin grids, or multi-store rollouts.

Two separate CSVs

Stokkap uses separate importers for:

1. Location Types - the categories such as Shop, Warehouse, Supplier, or Aisle M01.
2. Locations - the actual places within those types, such as Main Shop, Central Warehouse, or M01-G01.

Create location types first, then import locations that reference those types.

Location Types CSV columns

Spalte	Erforderlich?	Hinweise
label	Erforderlich	Anzeigename des Typs, z. B. Warehouse oder Aisle M01.
slug	Optional	Interne Kennung. Bleibt sie leer, erzeugt Stokkap sie aus dem Anzeigenamen. Slugs sind nach der Erstellung dauerhaft und können später nicht durch einen CSV-Import geändert werden.
priority	Optional	Priorität für die Bestandsentnahme. Niedrigere Zahlen werden zuerst verwendet. Bei leerem Feld gilt das normale Standardverhalten von Stokkap.

Locations CSV columns

Spalte	Erforderlich?	Hinweise
name	Erforderlich	Anzeigename des Lagerorts, z. B. Main Shop oder M01-G01.
type	Erforderlich	Der Lagerorttyp. Sie können den Slug oder den Anzeigenamen des Typs verwenden; Groß- und Kleinschreibung werden beim Abgleich ignoriert.
priority	Optional	Entnahmepriorität dieses Lagerorts. Bei leerem Feld gilt die Priorität bzw. das Standardverhalten des Lagerorttyps.

Duplicate detection and preview

For locations, duplicates are detected by name + type. If your CSV contains a location with the same name under the same type as an existing location, Stokkap treats it as the same location rather than creating a duplicate.

After you drop in a CSV, Stokkap shows an import preview table with a per-row status. Review this before importing so you can catch missing required columns, unknown types, duplicate rows, and invalid priority values.

Export existing data

Use Export existing before preparing a large import. The exported CSV gives you the current column structure and real examples from your store, so it is the safest starting point for edits in a spreadsheet.

From the Locations import card, you can also use the Export location types shortcut. This is useful when building a locations CSV because you can copy the exact type labels or slugs into the type column.

Worked example: 792 warehouse bins

Scenario: a warehouse with 8 aisles x 99 bays = 792 storage bins.

1. Create 8 location types, one per aisle: M01, M02, ... M08. You can create them through the UI or import a Location Types CSV:

   label,priority
   Aisle M01,10
   Aisle M02,20
   ...
   Aisle M08,80

2. Generate the bay locations in a spreadsheet:

   name,type,priority
   M01-G01,aisle_m01,10
   M01-G02,aisle_m01,20
   ...
   M08-G99,aisle_m08,990

3. Save the spreadsheet as CSV, drop it into the import widget, review the preview table, then click Import.

Assigning locations to products

Location assignment within the plugin is available on the WooCommerce product edit screen and quick edit. The Stokkap web app offers additional ways to assign locations - including barcode scanning, the product list, and the product detail view.

Simple products (full edit)

1. Open any simple product and go to the Inventory tab
2. Tick Manage with Stokkap to enable multi-location stock management. This also enables WooCommerce's "Manage stock?" if it was not already enabled.
3. The location stock section appears. Click Add location type... and select a type (e.g., "Shop")
4. A row appears with a dropdown of all locations of that type. Select the specific location (e.g., "Main Shop")
5. Enter the stock quantity
6. Wiederholen Sie dies für weitere Lagerorte, auch für mehrere Lagerorte desselben Typs.
7. Die Summen unterscheiden verkäuflichen, nicht verkäuflichen und erfassten Bestand. Nur Bestand an aktiven verkäuflichen Lagerorten zählt zum verkäuflichen WooCommerce-Bestand.

Klicken Sie neben einer Lagerortzeile auf X, um die Zuordnung dieses Produkts zu entfernen. Sie müssen die Menge vorher nicht mit null speichern. Dabei wird die erfasste Menge dieses Produkts entfernt; Bestand wird weder übertragen noch wird nicht verkäuflicher Bestand verkäuflich. Nutzen Sie eine Übertragung, wenn Waren tatsächlich umgelagert werden. Eine vollständige Übertragung kann eine Zuordnung mit Menge null hinterlassen; deren Entfernung ist ein separater Schritt.

Simple products (quick edit)

For faster updates from the product list:

1. Go to Products in WooCommerce
2. Hover over a product and click Quick Edit
3. The Stokkap section shows the same location type rows - adjust quantities or add/remove locations
4. Click Update to save

Quick edit is ideal for day-to-day stock adjustments without opening the full product editor.

Variable products

For variable products, stock is managed per variation, not at the parent level. Open each variation's panel to see the same location type and stock fields as simple products. Each variation can be at different locations with different quantities.

Verkäuflicher, nicht verkäuflicher und erfasster Bestand

Der verkäufliche WooCommerce-Bestand stammt aus aktiven verkäuflichen Lagerorten. Nicht verkäufliche Mengen werden separat erfasst und sind vom verkäuflichen Bestand ausgeschlossen.

Summe	Bedeutung
Verkäuflicher Bestand	Bestand an aktiven verkäuflichen Lagerorten; wird für den verkäuflichen WooCommerce-Bestand verwendet.
Nicht verkäuflicher Bestand	Erfasste Mengen an nicht verkäuflichen Lagerorten, die vom verkäuflichen Bestand ausgeschlossen sind.
Erfasster Bestand	Verkäuflicher Bestand plus nicht verkäuflicher Bestand.

Beispiel: 10 verkäuflich + 4 nicht verkäuflich = 14 erfasst. Der verkäufliche WooCommerce-Bestand beträgt 10. Übertragen Sie 2 Einheiten in einen verkäuflichen Lagerort: 12 verkäuflich + 2 nicht verkäuflich = 14 erfasst. Der verkäufliche WooCommerce-Bestand beträgt nun 12.

Stokkap synchronisiert den verkäuflichen WooCommerce-Bestand automatisch, wenn sich geeignete verkäufliche Mengen ändern. Eine reine Anpassung nicht verkäuflichen Bestands erhöht den verkäuflichen Bestand nicht.

Inaktive Lagerorte tragen nicht zum verkäuflichen WooCommerce-Bestand bei. Übertragen oder entfernen Sie den Bestand, bevor Sie einen gewöhnlichen Lagerort deaktivieren; nicht verkäufliche Lagerorte können nicht deaktiviert werden.

Bulk setup and CSV import

There are three bulk workflows, each for a different job:

• Masseneinrichtung — aktiviert die Stokkap-Verwaltung für viele Produkte. Verwenden Sie einen verkäuflichen Lagerort als Aktivierungsziel; nicht verkäufliche Lagerorte werden als Ziele nicht unterstützt.
• CSV import for locations and location types - new in 1.4.9. Use the built-in CSV tools to create or update the locations and types themselves. See Bulk import & export (CSV) above.
• CSV-Importe für Produktbestände — gewöhnliche Importe für verkäuflichen Bestand bleiben unterstützt, auch für mehrere Lagerorte desselben Typs. Unterstützte Importabläufe können keine nicht verkäuflichen Bestände anlegen oder ändern. Nutzen Sie die Produktbearbeitung, Quick Lookup, Stock Control oder Scan für Anpassungen und Übertragungen beim Umlagern. Die obigen CSV-Dateien zur Lagerorteinrichtung erstellen oder aktualisieren Lagerorte und Typen, keine Produktmengen.

Tips and best practices

• Start simple. Two types (Shop and Supplier) is enough for most small businesses. Add more as your needs grow.
• Use types for categories, locations for specifics. "Warehouse" is a type. "Birmingham Warehouse" is a location.
• Leave gaps in priority numbers. The auto-increment of 10, 20, 30 leaves room to slot in new types later without renumbering everything.
• Drag to reorder rather than editing priority numbers manually - it is faster and the numbers update automatically.
• Download the report before deleting a location with stock. Even if you plan to transfer, the report is a useful backup.
• Übertragen Sie Bestand, wenn Waren umgelagert werden. Normale Übertragungen und Sammelübertragungen unterstützen verkäufliche und nicht verkäufliche Lagerorte. Leeren Sie einen nicht verkäuflichen Lagerort vor dem Löschen.
• Slugs are permanent. Think of them as internal codes. The display name can be changed freely, but the slug sticks. If you make a mistake, delete the location and create a new one (transferring stock to the replacement).
• Mehrere Lagerorte derselben Art? Ordnen Sie sie demselben Typ zu. Ein Produkt kann an mehreren dieser Lagerorte Bestand führen.