Gestão de localizações

Compreender o sistema de dois níveis

Os tipos de localização são categorias que descrevem o tipo de local onde o stock é armazenado. Pense neles como etiquetas: Loja, Armazém, Fornecedor.

Os locais são os nomes específicos de locais dentro dessas categorias. «Loja Principal», «Armazém de Londres» e «Acme Supplies Ltd» são todos locais.

Um produto pode ser atribuído a quantos locais forem necessários — incluindo vários locais do mesmo tipo. Por exemplo, um produto pode estar numa prateleira na sua loja de Manchester e na sua loja de Leeds (ambas do tipo «Loja»), e ao mesmo tempo estar num armazém. Os tipos de local são ilimitados, pelo que pode organizar o seu stock de acordo com as necessidades do seu negócio.

Passo 1 - Criar tipos de localização

Aceda ao painel de administração do WordPress:

Stokkap → Location Types

Adicionar um tipo

1. Introduza um rótulo - o nome que será exibido em toda a área de administração (por exemplo, «Loja»)
2. Opcionalmente, defina um slug — um identificador interno gerado automaticamente a partir do rótulo, caso este campo seja deixado em branco. Utilize apenas letras minúsculas, números e sublinhados. O slug não pode ser alterado após a criação; por isso, escolha-o com cuidado ou deixe-o em branco para que seja gerado automaticamente.
3. Definir a prioridade - isto controla a ordem de esgotamento do stock (explicado em pormenor abaixo). Números mais baixos significam maior prioridade. O valor predefinido aumenta automaticamente em incrementos de 10 (10, 20, 30...) para deixar margem para novas encomendas posteriormente.

Clique em «Adicionar tipo de localização» para guardar.

Exemplos práticos

Aqui estão as configurações para diferentes tipos de lojas:

Pequena loja independente:

Tipo	Prioridade
Shop	10
Supplier	20

É simples: venda primeiro o que tem na loja e, se não houver, recorra ao stock do fornecedor.

Rede de lojas com várias filiais:

Tipo	Prioridade
Shop	10
Warehouse	20
Supplier	30

O stock da loja é vendido em primeiro lugar. Quando a loja fica sem stock, recorre-se ao stock do armazém. O stock do fornecedor é o último recurso.

Empresa exclusivamente online com vários armazéns:

Tipo	Prioridade
Armazém principal	10
Armazém de excedentes	20
Fornecedor de envio direto	30

Dê prioridade ao seu armazém principal; o armazém de transbordamento lida com o excedente e os fornecedores tratam do restante.

Lojista com mercadoria nas prateleiras e em exposição:

Tipo	Prioridade
Exibir	10
Prateleira	20
Sala dos fundos	30
Supplier	40

Venda primeiro os artigos expostos, reabasteça a partir das prateleiras, depois do armazém e, por fim, recorra ao fornecedor.

Negócio de armazenamento de contentores (exemplo de cliente real):

Tipo	Prioridade
Piso de produção	10
Contentor pequeno	20
Contentor de grandes dimensões	30
Escritório	40
Supplier	50

Este cliente utiliza tipos de contentores para separar diferentes áreas de armazenamento físico. O stock é retirado primeiro da área de produção, depois dos contentores pequenos, seguidamente dos contentores grandes, depois das reservas administrativas e, por fim, do fornecedor. Cada tipo de contentor pode conter vários nomes de localização que descrevem posições exatas.

Tipos de edição e eliminação

• Clique em «Editar» ao lado de qualquer tipo para alterar o seu nome ou prioridade. O slug permanece inalterado.
• Clique em «Eliminar» para remover um tipo. Só é possível eliminar um tipo ao qual não estejam atribuídos locais. Reatribua ou elimine primeiro os seus locais.

Passo 2 - Criar locais

Aceda ao painel de administração do WordPress:

Stokkap → Locations

Esta página não estará disponível até que tenha criado pelo menos um tipo de localização.

Adicionar uma localização

1. Introduza um nome - o local específico (por exemplo, «Loja Principal», «Armazém de Birmingham», «Acme Supplies Ltd»)
2. Selecione o tipo no menu suspenso
3. Definir a prioridade - o valor padrão é a prioridade do tipo, mas pode ser substituído por localização. Isto controla a ordem dentro do mesmo tipo e entre tipos.

Clique em «Adicionar localização» para guardar.

Exemplos de localizações reais

Pequena loja independente com um único fornecedor:

Nome do local	Tipo	Prioridade
My Shop	Shop	10
Main Supplier	Supplier	20

Rede de lojas com várias filiais:

Nome do local	Tipo	Prioridade
Manchester Store	Shop	10
Leeds Store	Shop	10
Central Warehouse	Warehouse	20
Acme Wholesale	Supplier	30
Budget Parts Ltd	Supplier	30

Armazém com estantes organizadas por zonas:

Nome do local	Tipo	Prioridade
Zone A - Electronics	Shelf	10
Zone B - Clothing	Shelf	10
Zone C - Homeware	Shelf	10
Returns Area	Shelf	15
Main Supplier	Supplier	20

Os produtos podem estar em várias prateleiras em diferentes zonas. A área de devoluções tem um número de prioridade ligeiramente superior, pelo que o stock novo é vendido antes dos artigos devolvidos.

Armazenamento de contentores com códigos de posição (exemplo real de um cliente):

Nome do local	Tipo	Prioridade
Shop Front	Piso de produção	10
L/H/S/Shelf 1	Contentor pequeno	20
L/H/S/Shelf 2	Contentor pequeno	20
L/H/S/Rack 1	Contentor pequeno	20
R/H/S/Shelf 1	Contentor de grandes dimensões	30
R/H/S/Rack 1	Contentor de grandes dimensões	30
Back Office Store	Escritório	40
Wholesale Direct	Supplier	50

Este cliente utiliza códigos de posição abreviados como nomes de localização — L/H/S (lado esquerdo), R/H/S (lado direito) — seguidos do número da prateleira ou do rack. Os produtos podem ser atribuídos a várias localizações dentro de cada tipo de contentor, facilitando a localização dos artigos pelo pessoal durante a recolha.

A tabela de localizações

As suas localizações são apresentadas numa tabela que mostra:

• Número de prioridade
• Nome
• Slug (apresentado como o formato da chave meta _st_stock_{slug})
• Tipo
• Estado (Ativo/Inativo)
• Ações (Editar, Eliminar)

Uma nota acima da tabela diz: «Arraste as linhas para reorganizar a prioridade. O stock esgota-se de cima para baixo.»

Editar uma localização

Clique em «Editar» ao lado de qualquer localização. Pode alterar:

• Nome - renomeie o local a qualquer momento
• Tipo - reatribuir a um tipo diferente
• Prioridade - ajustar a ordem de esgotamento
• Ativo - ativar ou desativar a localização (apenas visível durante a edição)

Se desativar um local ao qual esteja atribuído stock, o stock nesse local será excluído do total do WooCommerce e será executado automaticamente um recálculo em segundo plano.

Eliminar um local

Quando clica em «Eliminar», o Stokkap verifica se há algum produto em stock nesse local.

Se não houver produtos em stock: É apresentada uma caixa de diálogo de confirmação simples.

Se os produtos estiverem em stock: É apresentada uma caixa de diálogo detalhada com três opções:

1. Descarregar relatório - Gera um ficheiro de texto que lista todos os produtos nesse local, indicando o SKU, o código de barras, a quantidade em stock e o nome do produto. Utilize esta função para verificar o que será afetado antes de prosseguir.
2. Transferir e eliminar - Selecione um local de destino no menu suspenso. Todo o stock é transferido para o destino em segundo plano e, em seguida, o local é eliminado. Utilize esta opção ao transferir stock para um novo local (por exemplo, ao encerrar uma loja e transferir o inventário para o seu armazém).
3. Eliminar sem transferência - Remove definitivamente a localização e todos os dados de stock associados. Isto requer uma caixa de seleção de confirmação adicional: «Compreendo que isto implicará a perda definitiva de X unidade(s)». Utilize esta opção apenas se o stock já não existir fisicamente.

Após a eliminação, as metadados de stock da localização são automaticamente eliminadas em todos os produtos.

Reordenar locais (arrastar e soltar)

A tabela de localizações permite reordenar os itens através da função arrastar e largar. Agarre na alça do lado esquerdo de qualquer linha e arraste-a para uma nova posição. Os números de prioridade atualizam-se automaticamente quando largar.

O stock é esgotado de cima para baixo. Quando chega uma encomenda, verifica-se primeiro o local no topo da lista. Se houver stock suficiente, a quantidade total é retirada desse local. Caso contrário, o restante passa para o local seguinte.

Esta é a forma mais rápida de ajustar a ordem de esgotamento sem ter de editar manualmente os números de prioridade.

Como funcionam a prioridade e a redução de stock

A prioridade é o conceito fundamental que determina qual o stock de qual local é utilizado em primeiro lugar quando um cliente faz uma encomenda.

A cascata de esgotamento

Quando é efetuada uma encomenda, o Stokkap processa os locais começando pelo número de prioridade mais baixo (prioridade mais elevada) até ao mais elevado:

Exemplo: Um cliente encomenda 8 unidades de um produto. A customer orders 8 units of a product.

Nome do local	Prioridade	Em stock	Ação
Main Shop	10	3 unidades	Toma 3 (restam 0)
Warehouse	20	10 unidades	Pausa de 5 minutos (faltam 5)
Supplier	30	50 unidades	Ignorado (encomenda processada)

Resultado: 3 unidades retiradas da loja principal, 5 do armazém. O stock total do WooCommerce diminui em 8.

Se um produto permitir encomendas em espera e não houver stock suficiente em todas as localizações, a falta de stock é atribuída à localização com maior prioridade (número mais baixo), mantendo o registo da encomenda em espera num único local.

Prioridade de tipo vs. prioridade de localização

Os tipos de localização têm uma prioridade predefinida que as novas localizações herdam. É possível substituir esta prioridade em localizações individuais.

Na maioria dos casos, atribuir a mesma prioridade a todos os locais do mesmo tipo funciona bem — o sistema processa-os pela ordem em que aparecem. Se precisar de um controlo mais preciso (por exemplo, dar preferência a um armazém em detrimento de outro), atribua números de prioridade diferentes a cada local.

Complemento Smart Delivery: substituições de prioridade com base na zona

Com o complemento Smart Delivery (disponível em breve como assinatura), pode substituir a prioridade de tipo predefinida por zona de envio do WooCommerce. Isto permite-lhe alterar o tipo de localização preferido com base no destino do envio do cliente.

Por exemplo, a sua prioridade predefinida pode ser Loja (10) > Armazém (20) > Fornecedor (30). Mas, no caso de encomendas internacionais, pode definir o Armazém como prioridade, uma vez que fica mais próximo do porto. Cada zona de envio pode ter a sua própria ordem de prioridade.

O Smart Delivery também permite:

• Esgotamento com base na localização geográfica - O Stokkap deteta automaticamente a localização do cliente e aplica a ordem de prioridade correta antes mesmo de este chegar à finalização da compra.
• Mensagens sobre prazos de entrega - Mostre aos clientes os prazos de entrega estimados nas páginas dos produtos, com base no local de onde a encomenda será enviada.
• Filtragem de tarifas de envio - Mostrar ou ocultar automaticamente os métodos de envio com base nos tipos de localização que irão processar a encomenda.
• Processamento de encomendas «Click & Collect» - As encomendas com uma tarifa de envio «Click & Collect» podem ser priorizadas para esgotar o stock disponível na loja.

Atribuir localizações aos produtos

A atribuição de localização no plugin está disponível no ecrã de edição de produtos do WooCommerce e na edição rápida. A aplicação web Stokkap oferece formas adicionais de atribuir localizações, incluindo a leitura de códigos de barras, a lista de produtos e a visualização detalhada do produto.

Produtos simples (edição completa)

1. Abra qualquer produto simples e aceda ao separador «Inventário»
2. Selecione «Gerir com o Stokkap» para ativar a gestão de stock em várias localizações. Isto também ativa a opção «Gerir stock?» do WooCommerce, caso ainda não estivesse ativada.
3. A secção de inventário por localização é apresentada. Clique em «Adicionar tipo de localização...» e selecione um tipo (por exemplo, «Loja»)
4. Aparece uma linha com uma lista suspensa de todos os locais desse tipo. Selecione o local específico (por exemplo, «Loja Principal»)
5. Introduza a quantidade em stock
6. Repita o procedimento para outros tipos — adicione uma localização de armazém, uma localização de fornecedor, etc.
7. O «Total de stock» na parte inferior atualiza-se automaticamente à medida que altera as quantidades. Este total é sincronizado com o campo de stock do WooCommerce.

Para remover uma localização de um produto, clique no botão X ao lado da linha.

Produtos simples (edição rápida)

Para obter atualizações mais rápidas a partir da lista de produtos:

1. Ir para a secção «Produtos» no WooCommerce
2. Passe o cursor sobre um produto e clique em «Edição rápida»
3. A secção Stokkap apresenta as mesmas linhas de tipo de localização — ajuste as quantidades ou adicione/elimine locais
4. Clique em Atualizar para guardar

A edição rápida é ideal para ajustes diários de stock sem ter de abrir o editor de produtos completo.

Produtos variáveis

No caso dos produtos variáveis, o stock é gerido por variação, e não ao nível do produto principal. Abra o painel de cada variação para ver os mesmos campos relativos ao tipo de localização e ao stock que nos produtos simples. Cada variação pode estar em locais diferentes, com quantidades diferentes.

Cálculo do stock total

A quantidade em stock do WooCommerce que vê na lista de produtos e na interface do utilizador é sempre a soma de todos os stocks dos locais ativos. O Stokkap recalcula este valor automaticamente sempre que o stock sofre alterações — através do painel de administração, via API ou quando uma encomenda esgota o stock.

Nunca é necessário atualizar manualmente o campo de stock do WooCommerce. Este é mantido em sincronia automaticamente. Se alterar o stock de um local de 10 para 15, o total do WooCommerce reflete imediatamente a diferença.

Os locais inativos são excluídos do total. Se desativar um local com 20 unidades, essas 20 unidades serão removidas do total do WooCommerce até que o local seja reativado.

Configuração em massa e importação de CSV

Se estiver a migrar uma loja existente para o Stokkap e precisar de ativar a gestão de localização em vários produtos de uma só vez, a ferramenta de configuração em massa permite fazê-lo numa única operação. Esta ferramenta funciona em segundo plano e processa centenas ou milhares de produtos sem atingir o limite de tempo.

Em alternativa, podem ser utilizadas ferramentas de importação CSV (como o WP All Import ou o importador integrado do WooCommerce) para atribuir stock a locais, escrevendo diretamente nos _st_stock_{location_slug} campos meta diretamente. Também deve definir _st_managed em yes em cada produto para que o Stokkap o reconheça como gerido.

Não é necessário atualizar o campo de stock do WooCommerce separadamente — o Stokkap recalcula os totais automaticamente quando os produtos são guardados.

Dicas e boas práticas

• Comece por algo simples. Dois tipos (Loja e Fornecedor) são suficientes para a maioria das pequenas empresas. Adicione mais à medida que as suas necessidades forem aumentando.
• Utilize «tipos» para categorias e «localizações» para detalhes. «Armazém» é um tipo. «Armazém de Birmingham» é uma localização.
• Deixe espaços em branco nos números de prioridade. O incremento automático de 10, 20, 30 deixa margem para inserir novos tipos mais tarde, sem ter de renumerar tudo.
• Arraste para reorganizar, em vez de editar manualmente os números de prioridade — é mais rápido e os números atualizam-se automaticamente.
• Faça o download do relatório antes de eliminar um local com stock. Mesmo que pretenda transferir o stock, o relatório constitui uma cópia de segurança útil.
• Utilize a opção de transferência ao encerrar um ponto de venda. Isto permite preservar os dados de stock e evita que tenha de atualizar manualmente cada produto.
• Os slugs são permanentes. Pense neles como códigos internos. O nome de exibição pode ser alterado livremente, mas o slug permanece. Se cometer um erro, elimine o local e crie um novo (transferindo o stock para o novo local).
• Vários locais do mesmo tipo? Não há problema. Um produto pode ser atribuído a vários locais dentro do mesmo tipo — por exemplo, duas prateleiras diferentes num armazém ou dois armazéns de fornecedores. Não é necessário criar tipos adicionais como solução alternativa.